Tło

Agencja WEC Communication współpracuje z Acer Polska od 10 lat, realizując dotychczas kilkadziesiąt spotkań i projektów o różnym charakterze. Jedną z dziedzin współpracy między podmiotami jest komunikacja i działania dla partnerów biznesowych organizowane na potrzeby zespołu Acer Commercial – jednostki odpowiedzialnej za współpracę z dystrybutorami.

Geneza

Od 2018 roku Acer Polska zapraszał swoich partnerów na coroczne spotkanie połączone z grą w golfa. Przez pandemię w 2020 i 2021 roku organizacja spotkań była niemożliwa, jednak w 2022 roku przedstawiciele tajwańskiego producenta zwrócili się do WEC Communication z projektem organizacji i komunikacji wydarzenia dla stu partnerów.

Cel

Zaplanowanie, organizacja i rozliczenie wydarzenia dla partnerów biznesowych Acer Polska, w ramach którego będzie możliwe połączenie biznesowego charakteru spotkania z grą w golfa i organizacją atrakcji na polu golfowym.

KPI:

• Wykreowanie sprzyjających warunków do spotkania z partnerami
• Wzmocnienie relacji biznesowych i nawiązanie nowych z osobami, z którymi kontakt bezpośredni był utrudniony w czasie pandemii
• Wzmocnienie połączenia skojarzeniowego Acer Polska i golfa
• Organizacja spotkania, które będzie dobrze wspominane przez partnerów
• Prezentacja urządzeń i technologii z oferty Acer, angażująca uczestników do interakcji

Realizacja

Główne założenia projektu były określone już na początku.. Pozwoliło to na sprawne zarządzanie eventem i skuteczną komunikację z zespołem Acer Commercial. Realizacja wymagała regularnego kontaktu między agencją a klientem, by przepływ informacji oraz decyzji ze strony Acer był sprawny. Służyły temu cotygodniowe spotkania on-line.

Określenie liczby uczestników oraz oczekiwań co do warunków zaplecza hotelowego ograniczyło wybór lokalizacji do kilku propozycji. Wybór miejsca był kluczowy dla realizacji projektu, ponieważ lokalizacja i warunki dyktowały możliwości dla organizacji dodatkowych atrakcji.

W międzyczasie zespół projektowy opracował całą komunikację wizualną, prezentując klientowi nowe, eleganckie i bezpośrednio nawiązujące do biznesu kolory i stylistkę, która stała się motywem przewodnim dla dalszych działań i wizualizacji Acer Commercial. Zespół projektowy przedstawił także scenariusze spotkania, wstępne wyceny oraz propozycje pełnego brandingu lokalizacji. Początkiem maja przedstawicielki WEC i Acer Polska odbyły wizję lokalną w Sand Valley pod Pasłękiem, które finalnie zostało wybrane na miejsce spotkania.

Od tego momentu prace nad projektem mogły nabrać większego tempa:

- uruchomiony został landing page z agendą i rozbudowanym o detale formularzem kontaktowym, a zespół Acer Polska zaprosił partnerów na spotkanie

- zamówione zostały elementy brandingu przestrzeni oraz ubraia i czapeczki dla gości i koszule z haftem dla zespołu Acer Polska

- nawiązano współpracę z kontrahentami, którzy urozmaicili wieczorną galę

- wybrano menu, uwzględniając osobiste preferencje i nietolerancje

- zarezerwowano noclegi, uwzględniając infrastrukturę obiektu

- określono założenia akademii golfa

- ustalono zakres i efekty materiałów powstałych z wydarzenia

Na 2 tygodnie przed realizacją zamknięto prace nad scenariuszem spotkania. Zwiększono też częstotliwość statusów projektowych, by weryfikować wszystkie postępy i szybko podejmować kluczowe decyzji.

Rozwinięcie – realizacja na miejscu

W organizacji eventów niezwykle ważne jest dokładne planowanie. Dlatego zespół projektowy WEC Communication dotarł na miejsce na 2 dni przed spotkaniem, by zabezpieczyć wszystkie przygotowania i rozwiązać potencjalne trudności przed dotarciem zespołu Acer Polska.

W dniu spotkania wszyscy członkowie zespołu Acer Polska mogli skoncentrować się na realizacji własnych celów i działaniu zgodnie z planem, dzieląc się na mniejsze zespoły i koncentrując na rozmowach z partnerami biznesowymi. Wydarzenie rozpoczęło się w samo południe, po oficjalnym otwarciu partnerzy zostali podzieleni na cztery grupy, co umożliwiło pełne wykorzystanie czasu na akademię gry w golfa i warsztaty kreatywne dla wszystkich gości.

W czasie całego Acer Golf CUP zaproszeni partnerzy mieli wgląd do agendy, wydrukowanej na identyfikatorach, a dzięki mapie z oznaczeniem kluczowych atrakcji sprawnie poruszali się po dużej przestrzeni.

Wieczorem goście zostali zaproszeni na galę, z wręczeniem statuetek dla partnerów, którzy wypracowali najlepsze wyniki oraz na galę wręczenia nagród za mini-turniej golfowy. Kolacja i wieczorne atrakcje, jak stand-up, degustacja whisky, kasyno i open bar domknęły doskonałe wrażenia partnerów po tym wydarzeniu.

Drugiego dnia spotkania partnerzy zostali zaproszeni na śniadanie i mieli chwilę czasu wolnego, którą mogli wykorzystać na rozmowy biznesowe, odpoczynek, czy skorzystanie z infrastruktury obiektu – basenów, saun i jacuzzi.

Zespół projektowy WEC Communication zadbał o zamknięcie części organizacyjnej po opuszczeniu obiektu przez gości.

Efekty

Spotkanie było kolejną edycją Acer Golf CUP, dlatego partnerzy oczekiwali organizacji wydarzenia na wysokim poziomie. Po spotkaniu członkowie zespołu Acer Polska przekazali bardzo pozytywny feedback, co potwierdza realizację założonych celów.

Efektami spotkania były:

- wzmocnienie i zacieśnienie relacji zespołu Acer Polska z partnerami biznesowymi

- podziękowanie partnerom za ich współpracę

- zacieśnienie połączenia Acer z golfem, jako prestiżowym sportem – zbudowanie silnego skojarzenia wysokiej jakości współpracy między producentem a partnerami

Efektem dodatkowym była zmiana komunikacji wizualnej Acer Commercial, ponieważ zaproponowany Key Visual spotkania doskonale odpowiadał założeniom komunikacji biznesowej firmy.

Po spotkaniu opublikowano kilka materiałów filmowych, prezentujących przebieg eventu. Zaproszeni goście w kilka dni po spotkaniu otrzymali także podziękowania i link do galerii zdjęć z wydarzenia. Komunikację wzmocniono publikacjami na LinkedIn Acer Polska oraz na profilach kluczowych członków zespołu klienta.

Czas trwania

Projekt realizowany było od początku kwietnia do końca czerwca 2022.

Wydarzenie odbywało się 14 i 15 czerwca 2022, w Sand Valley koło Pasłęka.

Team projektowy:

Project Management -  Miriam Baran

Project Execution - Marta Bobyk

Tech & Logistic Setup - Wojciech Jojczyk

Wparcie na miejscu:

Visual & Video coordinator – Łukasz Krawczyk

Video Production – Szymon Trzaskowski

Prezentacja case study w formie wideo jest dostępna na kanale YouTube WEC Communication: